Bunda punya bisnis? Apa Bunda juga membuat pembukuannya? Bagus, memang sebaiknya begitu. Jarang lho pelaku bisnis dengan skala kecil dan menengah yang melakukannya. Bagi sebagian orang, terbersit pun tidak untuk membuatkan pembukuan bagi bisnisnya. Mereka berpikir untuk apa pula repot-repot membuat pembukuan, toh bisnis lancar-lancar aja tuh tanpa pembukuan

Anggapan sebagian orang memang ada benarnya juga. Lho? Kita memang sebaiknya menghitung dahulu cost dan benefit-nya membuat pembukuan untuk bisnis kita. Bukan bisnis namanya kalau tidak berhitung dahulu, benar ga Bunda? Kalau cost-nya terlalu besar dibanding benefit-nya, ya sebaiknya ditunda dahulu sampai kondisinya berlawanan tentunya. Mari kita berhitung cost dan benefit membuat pembukuan bagi bisnis kita.

Cost membuat pembukuan bagi bisnis kita

Pertama, sumber daya manusia. Coba Bunda lihat apakah pembuatan pembukuan tersebut bisa kita lakukan sendiri atau tidak. Kalau ya, artinya Bunda harus menyisihkan tenaga, waktu, dan pikiran Bunda untuk membuat pembukuan yang dibutuhkan. Berarti pula, Bunda akan kehilangan sebagian tenaga, waktu dan pikiran Bunda untuk urusan dan kepentingan yang lain. Nah, silahkan Bunda berhitung lebih berharga mana sebagian tenaga, waktu, dan pikiran Bunda antara membuat pembukuan atau mengurus kepentingan yang lain.

Kalau tidak, artinya Bunda cukup mengeluarkan sebagian dana bisnis Bunda untuk membayar orang lain. Bunda juga sebaiknya menghitung, apakah dana tersebut lebih berharga dipakai untuk membayar orang lain membuatkan pembukuan atau untuk yang lain.

Kedua, biaya. Bunda juga harus menghitung biaya yang harus Bunda tanggung kalau Bunda membuat pembukuan tersebut. Kalau Bunda membuat sendiri, Bunda tentu hanya cukup menanggung biaya penyediaan perlengkapan dan peralatan.

Perlengkapan yang dimaksud, seperti alat tulis, kertas kerja, dan dokumen pendukung. Peralatan yang dimaksud baik hardware maupun software. Hardware seperti komputer atau mesin tik (hari gini pakai mesin tik, duh Bunda…), kalkulator, printer, lemari tempat menyimpan dokumen, dll. Software seperti rancangan kertas kerja yang dibutuhkan atau Bunda bisa membeli software akuntansi yang sudah jadi. Harganya beragam dari tiga puluh ribuan sampai jutaan

Kalau dikerjakan orang lain, tergantung kesepakatan kedua belah pihak. Bunda bisa saja menanggung sebagian perlengkapan dan peralatan atau bahkan Bunda tidak mengeluarkan biaya sedikitpun untuk perlengkapan dan peralatan. Bunda hanya menanggung biaya untuk membayar orang saja.

Ketiga, waktu. Membuat pembukuan sudah pasti butuh waktu kan, Bunda? Apalagi kalau dikerjakan sendiri. Bunda juga harus berhitung apakah waktu Bunda lebih berharga dipakai membuat pembukuan atau yang lain.

Benefit membuat pembukuan bagi bisnis kita

Bunda, kalau kita berbicara mengenai benefit-nya, variabelnya beragam, tergantung output (laporan) pembukuan yang dibutuhkan dari yang sederhana sampai yang komplit. Saya akan coba lakukan generalisasi aja kali ya biar nanti Bunda yang menilai sendiri benefit mana yang cocok buat Bunda.

Pertama, dengan membuat pembukuan, Bunda bisa lebih mudah dan akurat memantau kondisi keuangan dan operasional bisnis Bunda. Pelaku bisnis skala kecil dan menengah jarang memisahkan antara keuangan rumah tangga dan keuangan bisnisnya. Kalau dapat uang dari bisnis kita, kita tidak tau pasti berapa yang masuk ke dapur rumah dan berapa yang masuk ke dapur bisnis. Sebaliknya, kita tidak tahu pasti berapa dari uang yang kita miliki yang kita keluarkan untuk kebutuhan dapur rumah dan berapa untuk dapur bisnis kita. Akibatnya, kita tidak bisa memantau dengan lebih akurat lagi tentang kondisi keuangan dan kinerja operasi bisnis kita.

Kondisi keuangan bisnis Bunda bisa dipantau lewat neraca. Neraca ibarat foto. Misalnya Bunda melihat foto si kecil waktu masih bayi, batin Bunda pasti bilang,”…duh, dulu mungil amat dan lemah tak berdaya, sekarang udah besar, ceriwis, dan hobi buat rumah berantakan.”

Begitu juga dengan neraca. Bunda bisa tau secara lebih akurat lagi kondisi atau posisi keuangan bisnis Bunda pada saat neraca itu dibuat. Kemudian Bunda bandingkan dengan periode sebelumnya. Bunda jadi bisa membandingkannya, dulu kondisi keuangannya begini, sekarang begitu.

Foto keuangan (neraca) akan memberi tahu Bunda berapa persisnya harta Bunda, utang Bunda, serta modal akhir selama bisnis Bunda beroperasional dari awal sampai tanggal neraca tersebut dibuat. Harta misalnya, ia menunjukkan berapa jumlah kas yang Bunda miliki, berapa jumlah piutang dan kepada siapa saja, berapa dan aktiva tetap apa saja yang Bunda miliki, dsb.

Dengan hanya melihat neraca saja, Bunda bisa menganalisa kecil-kecilan komposisi pendanaan bisnis Bunda. Apakah bisnis Bunda lebih banyak didanai oleh pinjaman atau modal sendiri. Bunda juga bisa menganalisa berapa uang yang harus Bunda persiapkan untuk membayar utang-utang bisnis Bunda, baik utang jangka pendek maupun jangka panjang (kalau ada tentunya). Bunda juga bisa tahu apa saja dan berapa persisnya harta yang bisnis Bunda miliki.

Kinerja operasi bisa Bunda pantau lewat rugi laba. Laporan rugi laba ibarat kamera. Kalau Bunda melihat kamera si kecil waktu perayaan ulang tahun, misalnya. Bunda bisa melihat semua kejadian yang terekam selama durasi kamera tersebut berjalan.

Begitu juga dengan rugi laba. Bunda bisa melihat aktivitas operasi bisnis Bunda selama satu periode tertentu. Dalam durasi satu periode tersebut, Bunda bisa melihat rekaman pendapatan apa saja dan berapa jumlahnya yang dihasilkan bisnis Bunda. Bunda juga bisa menyaksikan apa saja yang menjadi beban bisnis Bunda dan berapa jumlahnya selama bisnis Bunda beropersional selama satu durasi (periode). Bunda kemudian bisa membandingkannya dengan periode sebelumnya. Tahun lalu untungnya sekian, sekarang sekian. Tahun lalu untung, sekarang rugi. Dengan membuat pembukuannya, Bunda bisa menganalisa secara lebih akurat apa penyebab keuntungan atau kerugiannya. Apakah memang penjualannya sedang lesu atau Bunda kurang baik dalam mengatur beban

Kedua, Bunda bisa membuat perkiraan atau proyeksi keuangan Bunda baik jangka pendek maupun jangka panjang. Proyeksi keuangan biasanya dibuat per satu tahun untuk beberapa tahun ke depan (biasanya 5 tahun). Proyeksi keuangan dibuat berdasarkan data-data keuangan dari neraca, rugi laba, dan arus kas.

Neraca dan rugi laba sudah kita bahas sebelumnya. Untuk arus kas, kita coba kupas sedikit ya Bunda. Laporan arus kas menunjukkan berapa dan dari mana saja sumber kas yang masuk serta berapa kas yang keluar dan digunakan untuk apa saja.

Dengan membuat arus kas, Bunda bisa menganalisa, oh ternyata sekian 40% kas bisnis Bunda, Bunda pakai untuk mendanai operasional bisnis sehari-hari, 10% untuk membayar utang, dan sisanya masuk ke dapur rumah tangga

Nah, dari data-data keuangan yang ada pada neraca, rugi laba, dan arus kas itulah kemudian Bunda bisa membuat proyeksi keuangan Bisnis Bunda. Misalnya, dari data penjualan yang ada pada rugi laba, maka Bunda dengan optimis menargetkan kenaikan penjualan tiap tahunnya sebesar 30%, dan menekan biaya-biaya tertentu yang Bunda anggap seharusnya gak keluar sebesar itu. Walhasil Bunda berharap bisnis Bunda untungnya bisa naik sekian persen setiap tahunnya, dsb.

Dari proyeksi kuangan tersebut kemudian Bunda membuat program-program tahunan bisnis Bunda agar target finansial bisnis Bunda tercapai. Jreng, bisnis kemudian Bunda jalankan sesesuai mungkin dengan target dan program tahunan tersebut. Nah, di akhir tahun Bunda bisa mengevaluasi apakah hasil dan prosesnya sudah sesuai dengan target dan program yang sudah Bunda tetapkan? Bunda baru bisa melihat ternyata targetnya tercapai tapi ada beberapa hal yang tidak sesuai dari program atau sebaliknya.

Dari kejadian-kejadian selama satu tahun tersebut, Bunda bisa merevisi proyeksi atau program tahunan Bunda tahun depan. Begitulah kira-kira, Bunda.

Ketiga, untuk kebutuhan pajak dan kredit. Dengan membuat pembukuan, suatu waktu Bunda didatangi orang pajak, karena dianggap memenuhi syarat untuk membayar pajak, Bunda sudah siap. Mereka tidak akan berani “nembak” . Begitu pula kalau suatu saat nanti Bunda membutuhkan kredit dari bank atau lembaga keuangan formal lainnya untuk mendanai bisnis Bunda, maka Bunda pun tidak akan kerepotan apabila dimintai laporan keuangan selama dua tahun terakhir. Laporan keuangan merupakan salah satu komponen yang harus disampaikan di dalam proposal pengajuan kredit disamping persyaratan lainnya. Laporan keuangan pula yang menjadi salah satu unsur dalam proses penilaian kelayakan kredit dari bank atau lembaga keuangan lainnya.

Demikian Bunda sedikit suguhan dari saya mengenai pembukuan bagi bisnis skala kecil dan menengah. Mudah-mudahan bisa memacu Bunda untuk mempertimbangkan membuat pembukuan untuk bisnis Bunda. Lebih jauh lagi, tentu saya berharapa bermanfaat buat Bunda, ya…walaupun sedikit. Terima kasih Bunda, dan sampai jumpa pada kesempatan yang lain